La audioconferencia se ha convertido en una herramienta eficiente y accesible para juntas no presenciales en cualquier entorno empresarial, ayudando a aumentar la productividad, mejorar la colaboración y de paso, reducir los costos operativos.
Se pueden realizar capacitaciones a distancia, tratos comerciales y soportar de forma efectiva momentos de crisis en los que se requiere una solución inmediata; en cada uno de estos escenarios (y seguramente hay mil ejemplos más), la calidad del audio es esencial para el éxito de la comunicación, afortunadamente los teléfonos de audioconferencia de hoy cuentan con tecnología para cumplir con las expectativas y más.
Ahora sabemos que en determinados escenarios es imprescindible un equipo adecuado para conferencias, ya que el uso de teléfonos de escritorio con altavoz (por increíbles que sean) no es lo más adecuado para una llamada de conferencia donde participan varias personas.
Aquí me gustaría hacer una aclaración aprovechando el párrafo anterior, el equipo de audioconferencia es un equipo telefónico optimizado especialmente para llamadas donde participan varias personas dentro de una sala de juntas u oficina, para ello están preparados con altavoces potentes y micrófonos más sensibles, además de otras tecnologías como cancelación de eco y voz HD, incluso algunos pueden conectarse entre sí para ampliar la cobertura o conectarse a auriculares para momentos donde se requiere privacidad; existen diversos equipos de acuerdo a la cobertura que necesitemos cubrir, hablando del tamaño de la sala y/o la cantidad de personas dentro de la misma (4, 8, 12, 20 personas).
Quiero comentar también acerca de una creencia que se tiene, el teléfono de conferencia es un equipo de entrada y salida de audio, algunos ya incluso de video y contenido; pero no tiene la capacidad de generar por sí solo la conexión a los diferentes puntos a los que queremos comunicarnos, esto es trabajo de la plataforma a la que estemos conectando el teléfono de conferencia, llámese conmutador, PBX, Servicio en la nube, teléfono móvil, etc. Lo menciono porque me han llamado infinidad de veces solicitando un equipo que se pueda conectar a 3, 4, 8 sucursales en una llamada, pero insisto, es trabajo de la plataforma y si esta lo permite, no hay inconveniente en el teléfono, hasta podría hacerse con un teléfono de escritorio, claro, con una calidad de audio muy bajo como mencioné arriba.
Retomando, los equipos de audioconferencia también pueden (y deben) catalogarse de acuerdo con la conexión telefónica disponible. Para esto, podemos guiarnos con la siguiente información:
Teléfonos analógicos de conferencia: Los modelos más difundidos en el mundo, utilizan la red pública telefónica conmutada (PSTN), conocida como telefonía tradicional.
Teléfonos de conferencia VoIP: Los modelos que han tomado mayor fuerza en los últimos años, están optimizados para funcionar en redes IP propietarias, alojadas en la nube y mayormente de protocolo abierto (SIP).
Teléfonos de conferencias optimizados para Microsoft: Los equipos de conferencia grupales preparados para las implementaciones de Skype for Business, Microsoft Lync y en breve Microsoft Teams. Algunos han evolucionado lo suficiente para convertirse en equipos de videoconferencia y colaboración.
Altavoces USB: Equipos simples y versátiles pero muy poderosos para comunicaciones personales.
Para recapitular y cerrar, algunos puntos que debes tomar en cuenta antes de adquirir un equipo de audioconferencia.
Algo importante es verificar a qué tipo de servicio conectarás el teléfono
Conexión IP propietaria
Conexión IP Open Source (SIP)
Entornos basados en web o pc como Skype for Business.
Conexión Analógica
Conexión Móvil
*Es importante mencionar que algunos equipos IP propietarios solo pueden utilizarse con plataformas de su misma marca, revisa tu plataforma de comunicación para evitar errores en la adquisición.
¿En qué entorno utilizarás el equipo de audioconferencia?
Sala de juntas (pequeña, mediana, grande)
Oficina
El mismo equipo para diferentes entornos dentro de la empresa
Viajes
¿Cuántas personas asisten a las conferencias? ¿4, 8, 12 o más incluso?
¿Necesitas funciones o conexiones específicas?
Conexión USB
Bluetooth
Grabación de llamadas
Movilidad inalámbrica
Realiza una lista a partir de las necesidades que has detectado, con ello aumentarás las posibilidades de encontrar un teléfono de audioconferencia a tu medida. En nuestro sitio web www.voxium.com.mx encontrarás diferentes modelos de equipos de conferencia, si gustas podemos ayudarte a elegir el más apropiado.
Gracias por visitarnos, nos leemos pronto.
¡Abrazo!
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